suhana
Beberapa waktu yang lalu penulis berkesempatan menjadi fasilitator Focus Group Discussion (FGD) dalam menyusun Masterplan Perikanan Budidaya 2020-2024. Setelah sekian lama mengikuti berbagai forum FGD, ada hal berbeda dalam melakukan FGD kali ini, yaitu menggunakan metode World Cafe.
Penulis sendiri selama ini baru sekedar membaca saja bagaimana metode tersebut dilakukan, dan baru kali ini dapat langsung menerapkan metode tersebut dalam FGD. Metode ini dirancang khusus seperti kita ngobrol atau diskusi di sebuah cafe, tidak ada perbedaan antar peserta, semua memiliki hak yang sama untuk menyampaikan pendapat terkait tema diskusi di setiap meja cafe yang disedian oleh panitia.
Salah satu hal yang membedakan metode world cafe dengan metode metode FGD lainnya adalah pengaturan peserta yang terlibat dalam diskusi di setiap meja cafe. Metode ini dirancang agar semua peserta yang hadir, walaupun ditempatkan di meja yang berbeda-beda, tapi dipastikan bisa mengikuti semua diskusi yang ada di setiap meja.
7 Kunci World Cafe
Berdasarkan referensi yang penulis baca dan pengalaman lapangan teridentifikasi ada tujuh elemen kunci dalam mendukung kesuksesan pelaksanaan metode World Cafe, yaitu (1) Ruangan yang nyaman dan cukup untuk mobilitas peserta. Dalam pelaksanaannya, peserta akan bergerak dari satu meja ke meja yang lain, sehingga penataan ruangan harus memperhatikan alur gerak ini. (2) Meja diskusi dalam jumlah cukup, biasanya dalam bentuk round table. Diskusi akan optimal jika peserta dalam 1 meja tidak lebih dari 6-10 orang, termasuk fasilitator.
Namun pada penyusunan Masterpland Perikanan Budidaya 2020-2024 jumlah peserta tiap meja antara 15-20 orang,tetapi Alhamdulillah masih bisa dikendalikan secara baik. World Cafe dirancang agar setiap orang dalam setiap meja mampu dan wajib menyampaikan pikirannya, baik ide baru ataupun menambahkan ide yang ada, tanpa meng-counter ide yang sudah ada. Menegasi ide adalah aktivitas haram dalam World Cafe.
(3) Fasilitator Meja Cafe yang cukup. Setiap meja harus memiliki fasilitator dan notulen (co fasilitaor), dimana fasilitator yang berperan sebagai pemandu/pengarah diskusi dan nutolen berperan dalam mencatat semua ide/gagasan yang disampaikan oleh setiap peserta. Ketika peserta lain bergerak dari satu meja ke meja yang lain, fasilitator dan notulen tetap di mejanya.
Tugasnya adalah menjaga meja, mengatur alur diskusi, menjelaskan secara singkat hasil diskusi yang sudah dilaksanakan pengunjung/peserta sebelumnya kepada peserta di mejanya agar para peserta itu bisa memahami apa yang sudah terjadi. Tugas yang terpenting adalah memastikan seluruh pengunjung di mejanya menyampaikan ide, termasuk pada orang yang paling pasif sekalipun, dan mengendalikan peserta yang biasanya paling banyak bicara agar memberi ruang bicara pada peserta lainnya. Fasilitator harus mampu secara cepat merangkum hasil diskusi yang baru selesai, untuk disampaikan ke pegunjung berikutnya.
(4) Fasilitator Utama yang bertugas dalam mengendalikan semua diskusi disetiap meja yang ada. Fasilitaor utama pada awal diskusi menyampaikan aturan main yang akan dilaksanakan dalam FGD. Selain itu juga fasilitator utama berperan dalam mengendalikan waktu dan perpindahan peserta diskusi yang berlangsung disetiap meja cafe. Dan diakhir diskusi fasilitator utama berperan dalam merumuskan konsesus bersama hasil dari diskusi masing-masing meja cafe.
(5) Papan visual dan kerta warna. Setiap meja harus dilengkapi dengan papan visual dan kertas warna untuk para peserta menyampaikan ide-idenya secara ringkas. Jika memungkinkan, visualisasi ini bisa dilakukan dalam bentuk mindmapping. (6) Peserta. Tentu saja ini harus ada dengan jumlah cukup. Biasanya world cafe dilaksanakan dalam 3 putaran atau lebih. Inilah uniknya World Cafe. Di acara ini seluruh peserta memiliki level yang sama. Tidak ada atasan, tidak ada bawahan. Label orang terpintar dan orang terbodoh di dunia nyata, akan hilang ketika masuk cafe ini. (7) Tema masalah yang akan dipecahkan. Tema ini berguna bagi fasilitator meja dalam mengarahkan diskusi.
Aturan Main World Cafe
Dalam pelaksanaan FGD dengan metode World Cafe ada beberapa aturan main yang perlu diperhatikan agar diskusi berjalan secara optimal. Aturan main tersebut adalah :
(1) Peserta dibagi menjadi tiga kelompok/Meja;
(2) Masing-masing kelompok dipandu oleh fasilitator meja dan dibantu noteulensi;
(3) FGD dibagi menjadi empat rounde, tiap rounde maksimal 45 menit;
(4) Pada Rounde 1-3 peserta tiap meja harus berubah, peserta harus berpindah dari satu meja ke meja yang lainnya secara acak (random), akan tetapi baiknya diatur oleh panitia dalam pergerakan peserta tiap rounde;
(5) Setiap pergantian rounde, tema diskusi tiap meja sama tapi peserta berbeda;
(6) Diskusi tiap rounde diawali dengan perkenalan peserta dan menggali Crazy idea “Ide Gila” dari para peserta terkait tema yang akan dibahas ditiap meja 5 Menit Pertama;
(7) Pada awal rounde 2, fasilitator menyampaikan hasil rounde 1 dan meminta pendapat peserta rounde 2;
(8) Pada awal rounde 3, fasilitator menyampaikan hasil rounde 1 & 2 dan meminta pendapat peserta rounde 3;
(9) Semua ide, gagasan atau pendapat peserta didiskusikan dan dicatat oleh notulen secara baik, tidak ada penilaian salah atau benar terhadap hal tersebut;
(10) Fasilitaor utama memandu pergantiap peserta tiap rounde;
(11) Pada Rounde ke 4 dilakukan Konsesus FGD disampaikan oleh Fasilitator Meja dan dipandu Fasilitator Utama. Konsesus FGD harus disepakati oleh semua peserta FGD yang hadir.
Berdasarkan hal tersebut diats ada beberapa keuanggulan dari metode World Cafe, yaitu (1) Tiap Peserta mendapatkan peluang yang sama untuk turut membahas tema yang ada di masing-masing meja/kelompok; (2) Tema tiap meja dapat dibahas oleh seluruh peserta FGD, sehingga akan mendapatkan masukan yang sangat baik; (3) Tiap peserta bebas mengeluarkan pendapat seperti diskusi dalam cafe
Referensi :
(1) http://www.theworldcafe.com/
(2) http://humancapital-management.net/2016/05/13/kecerdasan-kolektif-cara-super-cepat-kumpulkan-ide-melalui-keramaian-world-cafe/
